Los libros auxiliares
Para satisfacer los fines prácticos que debe llenar toda contabilidad es necesario llevar una cuenta para cada persona, cosa o concepto relacionado con las actividades de la empresa. Por persona se entiende cada cliente, proveedor, empleado y otros, por cosa entendemos el dinero, las mercancías, los muebles, los pagos adelantos y otros, y finalmente, por concepto entendemos los ingresos y gastos de cualquier índole, incluyendo entre los primeros las ventas y entre los segundos los gastos generales, de venta, administración y otros.
En estas condiciones el número de cuentas que integran una Contabilidad crece considerablemente y en consecuencia, el manejo de las mismas se hace laborioso, sobre todo a medida que el desarrollo de la empresa es más intenso.
BASES PARA LAS SUBDIVISIONES DEL DIARIO PRINCIPAL EN DIARIOS AUXILIARES
Tal como hemos podido ver, el principio por el cual se rige la subdivisión del Diario Principal en Diarios Auxiliares descansa en la relativa frecuencia con que ocurran operaciones de una misma naturaleza. El empleo de Diarios Auxiliares en cada caso depende de la frecuencia con que determinado tipo de operaciones se presente. Si son frecuentes, por ejemplo, las ventas a crédito, como efectivamente lo pudimos comprobar, será conveniente abrir un Diario Auxiliar de Ventas a Crédito. Si se libran rara vez efectos a pagar, no se hallaría ninguna ventaja en mantener un Diario Auxiliar de este tipo.
Analizando las operaciones de nuestro ejemplo, pudimos ver que las de más frecuencia fueron las que seguidamente citamos:
1) Entradas y salidas de caja, para las cuales se utilizará el Diario auxiliar de caja.
2) Compras a crédito, para las cuales se utilizará el Diario de Compras a crédito.
3) Ventas a crédito, para las cuales se utilizará el Diario de Ventas a crédito.
VENTAJAS DERIVADAS DE LA UTILIZACIÓN DE DIARIOS AUXILIARES
La utilización de diarios auxiliares presenta las siguientes ventajas:
1) Reduce el espacio necesario para el registro de cada operación, pues como bien pudo verse el anotar las operaciones por orden cronológico en el diario Principal, es necesario escribir una explicación completa de cada asiento; en consecuencia, cuando las operaciones se clasifican y todas las de una misma naturaleza se anotan en un libro separado, es posible evitar la repetición de muchos detalles que son iguales en cada caso, de manera que el registro puede hacerse mucho más breve eliminando así gran parte del trabajo necesario para asentar en el Diario Principal los nombres de las mismas cuentas cada vez, los mismos conceptos y otros.
2) Facilita la división del trabajo, muy necesaria por cierto en la mediana y gran empresa. Si las operaciones se registran en diferentes libros, puede dedicarse un empleado al registro de ventas a crédito solamente; otro al de compras a crédito, otro al de entradas y salidas de caja etc.
3) Reduce en gran proporción los pases a las cuentas del Mayor. Por ejemplo, en vez de pasar partida al haber de la cuenta de ventas, se hace un pase por el total, al final de cada mes.
RELACION DE LOS DIARIOS AUXILIARES CON EL DIARIO PRINCIPAL
Para algunos contadores, los Diarios Auxiliares que se establezcan, cualquiera que sea su número, los consideran en unión del Diario Principal, como única función constituyente del registro de todas las operaciones de diario de la empresa, es decir, que el Diario Principal y los Diarios Auxiliares son una misma cosa; en tal sentido ninguno de los diarios auxiliares debe resumirse o formalizarse más tarde sino que por el contrario, todas las operaciones que allí se registran son anotadas en firme, debiendo pasarse directamente, sin utilizar como puente el Diario Principal. Otros sostienen que los diarios Auxiliares son libros con funciones separadas, efectivamente auxiliares, y que las operaciones que allí se registren deben ser resumidas al término de cada mes con el objeto de hacer los pases al Mayor, deben ser resumidas al término de cada mes con el objeto de hacer los pases al Mayor mediante un asiento en el Diario Principal, con lo cual éste mantiene su papel de unidad central de registro cronológico.
En verdad, conviene aclarar que la práctica ha hecho imposible el cumplimiento estricto de la anotación diaria y cronológica de operaciones, tal como lo exige nuestra legislación mercantil en el Diario; en consecuencia, éste, en lugar de ser un registro que responda a su nombre- anotación día a día se ha convertido en un libro de resúmenes mensuales. Personificando esta idea diremos que el Diario Principal, ante el inmenso trabajo que se le presenta como consecuencia de la cantidad de operaciones a las cuales debe atender en razón del crecimiento de la empresa, delega determinadas responsabilidades a unos ayudantes llamados Diarios Auxiliares, pero que al término de cada mes les pide cuenta de la labor realizada, para él, a su vez, darla al Mayor principal.
Este último criterio será el que se adoptará en el desarrollo de este curso, no sin antes reconocer que en la practica, algunas veces puede convenir más el procedimiento citado en primer término; pero se cree firmemente que para fines didácticos conviene adoptar el segundo; por otra parte, el primer procedimiento es el que se sigue en los países en que los libros de contabilidad no están regulados por la legislación local. En Venezuela y demás países de habla castellano, el código de comercio tiene disposiciones relativas a los libros que no siempre permiten hacer los pases directamente a las cuentas del Mayor.
EL DIARIO AUXILIAR DE CAJA
Registra los cobros y los pagos que efectúan a la cuenta caja. Aunque en algunas empresas el volumen de operaciones de efectivo hace necesario utilizar registros separados para los cobros y los pagos, en este tema sólo se explica el libro de uso más sencillo, en el cual los cobros y los pagos se anotan en las del lado derecho. De las primeras se dice que son el lado de las entradas, de las segundas que son el lado de las salidas.
Las entradas pueden provenir de:
a. Ventas al contado
b. Cobro a los clientes
c. Préstamos obtenidos
d. Documentos negociables, pagarés y otros
Las salidas pueden deberse a:
a. Compras al contado.
b. Pago a los proveedores.
c. Pago de préstamos obtenidos.
d. Cancelación de documentos negociables aceptados.
e. Pago de los gastos de administración y ventas.
El rayado del Diario Auxiliar de Caja contiene generalmente en cada uno de sus lados los siguientes datos básicos:
a. Fecha
b. Cuenta abonada cargada para las salidas
c. Explicación
d. Referencia
e. Importe
DIARIO AUXILIAR DE COMPRAS A CREDITO
Recoge todas las operaciones de compras a crédito que tienen un desdoblamiento en un cargo a la cuenta de compras y un abono a las cuentas individuales de los proveedores. Su rayado contiene generalmente los siguientes datos básicos:
a. Fecha de la anotación
b. Numero y fecha de la factura
c. Nombre del proveedor
d. Dirección del proveedor
e. Condiciones
f. Referencia
g. Importe
RELACION DEL DIARIO AUXILIAR DE COMPRAS CON EL MAYOR PRINCIPAL
Las anotaciones en el Diario Auxiliar de compras se cortan por lo general, al término de cada mes para hacer el pase en forma global al Mayor Principal, mediante un asiento en el diario principal tal como lo explicamos al hablar de las relaciones de los Diarios Auxiliares con este último.
DIARIO AUXILIAR DE VENTAS A CREDITO
Recoge todas las operaciones de ventas a crédito, que tienen un desdoblamiento, en un cargo a las cuentas individuales de los clientes y un abono a la cuenta de ventas. Su rayado contiene generalmente los siguientes datos básicos:
a. Fecha de la anotación
b. Numero de la factura
c. Nombre del cliente
d. Dirección del cliente
e. Condiciones
f. Referencia
g. Importe
RELACION DEL DIARIO AUXILIAR DE VENTAS A CREDITO CON EL MAYOR PRINCIPAL
Las anotaciones en el Diario Auxiliar de Ventas a crédito se cortan por lo general, al término de cada mes, para hacer el pase en forma global al mayor principal, mediante un asiento en el Diario Principal, tal como explicamos al hablar de las relaciones de los Diarios Auxiliares con este último.