Curso de Contabilidad General

Definición y características

Es el documento que se prepara generalmente al término de cada mes para constatar si todos los asientos del Diario han sido pasados al Mayor, resumir la información de este último, y facilitar la formación de la Relación de Estado de Resultados (Ganancias y Pérdidas) y del Balance General; en su encabezado debe llevar:

a) El nombre de la empresa

b) El nombre del documento

c) La fecha de su formación

Para proceder a su formación es indispensable sumar las columnas del debe y del haber de cada una de las cuentas del mayor y escribir dichas sumas a lápiz, con números pequeños, debajo de cada columna cuidando no inutilizar la línea inmediata. El saldo se escribe también a lápiz fuera de las columnas.

BALANCE DE COMPROBACIÓN POR SUMAS 

El Balance de Comprobación por sumas se obtiene listando todas las cuentas que figuran en el Mayor y anotando las sumas escritas anteriormente a lápiz, de todos los débitos o créditos efectuados durante el mes a cada cuenta, en el debe y/o haber de las columnas del Balance de Comprobación, Si la suma total del debe del Balance de Comprobación es igual a la suma del haber, se dice que el Mayor respectivo está "balanceado".

BALANCE DE COMPROBACIÓN POR SALDOS

Se obtiene anotando el saldo de cada cuenta del Mayor, sea al debe o al haber, en la columna respectiva del Balance de Comprobación que se está formando.

Al obtener sumas iguales en las dos columnas del Balance de Comprobación se tiene la certeza de que los cargos y los abonos a las cuentas del Mayor han sido hechos por cantidades iguales.

El segundo método es el más usado por los contadores ya que excluye todas las cuentas que no tienen saldos, reduciendo, por consiguiente la extensión del Balance de Comprobación. Dicho método será el que se utilizará en el desarrollo de este curso.

En la mayoría de las empresas el Balance de Comprobación se formula mensualmente. Su frecuencia depende de la conveniencia de cada empresa. 

La formulación del Balance de Comprobación es útil por tres razones fundamentales:

§ Asegurarse de la exactitud de los pases

§ Localizar y corregir cualquier error que se hubiera cometido

§ Obtener, por comparación, una visión de conjunto de la situación de la empresa.

Localización y corrección de errores en el Mayor

Por mucho cuidado que los tenedores de libros pongan en su trabajo, existen siempre posibilidades de errores. Esas posibilidades se multiplican por distintas causas, pero principalmente por negligencia y falta de sólidos conocimientos de matemáticas y contabilidad. En consecuencia, puesto que errores ocasionales no pueden evitarse, es importante saber como corregirlos, recordando siempre, que existe prohibición legal de borrar, tachar o enmendar libros; además aunque no existiera tal prohibición, los borrones y tachaduras desmerecen el trabajo del contador, quien en todo momento debe hacer gala del mayor escrúpulo y limpieza en su labor. Los errores más comúnmente cometidos pueden ser de dos tipos:

1) Errores aritméticos:

a) Errores de suma

b) Errores de resta 

2) Errores en los pases:

a) Pase incorrecto del Diario al Mayor o del Mayor al Balance de Comprobación.

b) Cargos pasados al Haber o abonos pasados al Debe de las Cuentas del Mayor.

c) Pases omitidos o repetidos

d) Pases hechos a cuentas que no corresponden. 

LOCALIZACION DE ERRORES

El primer paso para comprobar la exactitud de las cuentas es el Balance de Comprobación del Mayor. Si las sumas de sus columnas no coinciden, es evidente que hay error o errores. El procedimiento más lógico a seguir para descubrir los errores es revisar el trabajo realizado en sentido contrario al orden de realización. Por tanto, si el Balance de Comprobación no cuadra, realizaremos las siguientes comprobaciones hasta encontrar los errores.

Errores de suma o resta. Los errores de suma o resta sólo requieren una cuidadosa revisión de las operaciones hechas en los libros. Por eso el Tenedor de Libros debe ser extremadamente hábil y exacto en el dominio de las reglas aritméticas de sumar y restar.

PASES INCORRECTOS DE LAS CIFRAS DE LOS ASIENTOS A LAS CUENTAS

Transposiciones de dígitos; traslación de la coma decimal. Estos errores se producen al pasar indebidamente una partida cualquiera del Mayor al Balance de Comprobación o del Diario al Mayor.

Transposiciones de números. Las transposiciones de números consisten en la alteración del orden de los dígitos. A continuación damos una lista de cantidades con sus posibles transposiciones y la indicación de la diferencia que, en todo caso, es de 9 o múltiplo de 9:

CANTIDAD CORRECTA CANTIDAD INCORRECTA  DIFERENCIA

 Bs.  34,00  Bs.  43,00  Bs.  9,00

 “ 320,00  “ 230,00  “ 90,00

 “ 0,35  “ 0,53 “ 0,18

  “ 173,31  “ 173,13 “ 0,18

 “ 173,31  “ 137,31 “ 36,00

 “ 213,00  “ 231,00 “ 18,00

 “ 132,00  “ 213,00 “ 81,00

 “ 123,00  “ 321,00 “ 198,00

Traslación de la coma decimal. Cuando la coma decimal se traslada a un lugar incorrecto, también se produce una diferencia que es divisible por 9:

 Cantidad correcta  Cantidad incorrecta  Diferencia

 Bs.  11,00  Bs.   1,10  Bs.  9,90

 “ 230,00 “ 23,00 “ 207,00

 “ 104,00 “ 10,40 “ 93,60

 “ 1.200,00 “ 120,00 “ 1.080,00

 “ 1,35 “ 13,50 “ 12,15

CORRECCIONES DE ERRORES EN EL MAYOR

Los errores exclusivos del mayor no se pueden subsanar por medio de nuevos asientos en el diario. Las correcciones deben hacerse exclusivamente en el mayor.

Hemos visto como se puede descubrir los posibles errores en el mayor, y vamos ahora a tratar de su corrección.

a) Pase por una cuenta en lugar de otra. Bastara pasar el pase a la cuenta que le corresponda y encerrar en un círculo la anotación que se quiera anular en la cuenta que se afecto por error. Al sumar las columnas de esta ultima cuenta, la cantidad encerrada en el circulo no debe ser tomada en consideración. 

b) Transposición de números al pasar. Bastará encerrar en un círculo la anotación errada y hacer la anotación correcta. La cantidad encerrada en el círculo no debe ser sumada.

c) Pase al lado opuesto de la cuenta. Bastará encerrar en un círculo la anotación y registrarla en el lado opuesto de la cuenta. La cantidad encerrada en el circulo no se suma.

d) Pase de una anotación dos veces. Bastará encerrar una de las dos anotaciones en un círculo y no tomarla en cuenta al sumar.

e) Omisión del pase. Bastará pasar la anotación omitida con el número y la fecha que lleva en el Diario. 

La compra y venta de mercancías 

La compra y venta de mercancías constituye la actividad predominante de las empresas mercantiles. 

Las mercancías se compran a un precio y se venden a otro, regularmente por encima de su costo, dando así lugar a una utilidad; o bien, si por circunstancias especiales se vendieran a un precio menor que su costo darían lugar a una pérdida. En consecuencia, el precio de venta está formado por el costo del artículo y la ganancia o utilidad bruta. Podemos pues considerar el precio de venta 'formado por dos elementos: uno que representa la disminución del activo mercancías-el costo de la cosa vendida-y otro que representa el beneficio o aumento del capital la utilidad o ganancia bruta. De ahí que la cuenta ventas tiene un carácter mixto, ya que el monto de cada operación que en ella se anota abarca dos elementos distintos.

En términos técnicos diremos que en toda venta hay aumento de activo por el dinero recibido, o por recibir una disminución de activo por la cosa entregada y un aumento de capital por la utilidad obtenida en la operación. Por supuesto que en los casos de ventas con pérdida, en vez de aumento habrá disminución de capital. 

Por el contrario, la cuenta compras que se lleva para registrar todas las adquisiciones de los artículos que van a ser vendidos refleja también dos elementos, a saber; el costo de las mercancías vendidas de que hablamos al tratar las ventas y el costo de las mercancías existentes al final del período. La cuenta compras también tiene un carácter mixto puesto que no registra los abonos a que deberían dar, lugar las operaciones de ventas cómo disminución del activo, ya que éstas se hacen a la cuenta ventas como acabamos de ver.

LA COMPRA Y VENTA DE MERCANCIAS

(Elementos del precio de venta)

PROCEDIMIENTO PARA LA DETERMINACIÓN DEL COSTO DE LO VENDIDO

Volviendo a las operaciones de venta diremos que se presenta en su movimiento una mezcla de dos elementos: activo y resultados, es decir, la entrega de mercancías a cambio de dinero o de una obligación de pagarlas en el futuro, cambio este en el cual se produce una ganancia. Ahora bien, si esos elementos son conocidos al momento de hacer la venta será fácil registrar la operación según el siguiente ejemplo:

1. Ventas...................................................... 160.000.000,00

2. Compras.................................................. 100.000.000,00

3. Costo de los artículos vendidos………… 80.000.000,00

Las cuentas a que da lugar esta demostración aparecerán así en el mayor:

 La cuenta compras denota por medio de su saldo de Bs. 20.000.000,00 el importe de las mercancías en existencia, Inventario de Mercancías, a la vez que el cargo que tiene registrado representa el importe de las compras efectuadas; la cuenta ventas acusa el monto de las mismas.

La diferencia entre el monto de las ventas y el Costo de Ventas refleja la utilidad o ganancia obtenida, que constituye un aumento del capital de la empresa.

La explicación anterior se basa en la suposición de que al tiempo de registrarse cada venta, se hace otro asiento relativo al costo de los artículos vendidos cargando a la cuenta Costo de Ventas y abonando a Compras (Inventario de Mercancías) procedimiento que en la Contabilidad se designa como de "Inventario Permanente o Continuo". Según este procedimiento, todas las compras de mercancías se cargan a la cuenta de Inventario de Mercancías, con abono a Caja o Cuentas a Pagar, ya sea que se adquieran al contado o al crédito, y el costo de cada venta o grupo de ventas se carga a la cuenta Costo de Ventas con abono a Inventario de Mercancías, con lo cual esta ultima revela permanentemente el valor de la totalidad de las mercancías en existencia. 

Exige este sistema, igualmente, la utilización de tarjetas individuales por cada renglón del Inventario en las cuales se registra las cantidades compradas y sus costos unitarios, así como las cantidades vendidas y sus precios unitarios, obteniéndose por diferencia entre las entradas y las salidas los saldos por cada renglón en cantidades y valores. Lo fundamental en todo caso consiste en que se mantiene siempre, después de cada venta, una separación bien definida de los dos elementos que abarca la venta: la disminución del activo mercancías y el aumento del patrimonio representado por la utilidad obtenida.

Sin embargo existen diversas objeciones, que oponer a este procedimiento a primera vista deseable. El costo de la mercancía comprada incluye todos los gastos que se originan para situarla en el lugar de la venta. Surge de aquí la primera dificultad para determinar el verdadero costo de los artículos vendidos, puesto que, como los gastos de transporte y en general todos los que se incurren hasta situar las mercancías en los almacenes de la empresa, suelen pagarse globalmente, afectando distintas compras, es muy difícil distribuir equitativamente la parte que corresponde a cada unidad comprada, en consecuencia, resultará casi imposible a una empresa mercantil establecer el costo de cada artículo o grupo de artículos vendidos.

Las normas, deterioros y las filtraciones de mercancías harían necesaria una revisión constante del monto de las existencias a fin de ajustar el saldo de la cuenta Inventario de Mercancías, cosa menos que imposible en aquellas empresas que trafican con artículos de fácil descomposición o que acusen muchas mermas, pues el personal destinado a este efecto tendría que ser numerosísimo.

Todas las circunstancias que hemos anotado hacen que el citado procedimiento sea poco práctico y que en el mejor de los casos sirva solamente como una aproximación que exige revisión periódica de las existencias para ajustarlas a su verdadero monto en la cuenta del mayor. En consecuencia, la gran mayoría de las empresas, en especial, las mercantiles, han adoptado otro procedimiento denominado en el lenguaje de la Contabilidad como de Inventario Periódico o Sistema de Comparación de Inventarios, mediante el cual las mercancías sólo se cuentan al final del ejercicio económico y el costo de las ventas se determina sumando al inventario inicial, si lo hubiere, las compras del período y restando a este total el inventario final.  

En las diversas fases de este curso empleamos dicho procedimiento, el cual seguidamente pasamos a explicar, no sin antes reconocer que en determinado tipo de empresas mercantiles el procedimiento de inventario permanente puede resultar conveniente, sobre todo en aquéllas que por manipular pocas unidades de alto valor el sistema resulta económicamente utilizable, en especial si emplean equipo mecanizado, pues el inventario permanente les ofrecería el control del movimiento de cada uno de los renglones del inventario, facilitando la observación de las existencias mínimas y máximas que son convenientes de acuerdo con las necesidades de la demanda. Con respecto a las empresas industriales puede decirse que llevar un inventario permanente les resulta indispensable, pero ello, evidentemente, escapa a los objetivos señalados a este curso.

DETERMINACIÓN DE LA UTILIDAD BRUTA

El paso siguiente será determinar la Utilidad Bruta que, como veremos más adelante, está constituida por el excedente de las ventas netas sobre el costo de la mercancía vendida; en consecuencia, será necesario:

1) Determinar el importe de las ventas netas.

2) Determinar la utilidad bruta restando el costo de las mercancías vendidas de las ventas netas. Veámoslo en el siguiente ejemplo, en el cual avanzamos un poco más en relación a la demostración que antes hicimos, suponiendo las siguientes cuentas en el libro Mayor de la empresa:

 Ventas................................................... 13.000.000,00

 Rebajas en Ventas................................ 800.000,00

 Devoluciones en Ventas....................... 500.000,00

 

Utilizaremos igualmente las cuentas que en nuestra demostración anterior quedaron abiertas, aunque el objetivo que nos hemos propuesto sólo sea necesario la cuenta Costo de Ventas.

En el mayor, en consecuencia, cuentas que hemos citado aparecerán así:

Para obtener el resultado deseado se abrirá también una cuenta transitoria a la cual llamaremos Ganancias y Pérdidas, que recibirá cargos por los importes de las Rebajas y las Devoluciones en Ventas y el Costo de las Ventas, y un abono por el importe bruto de las ventas.

Por lo tanto, el saldo de la cuenta Ganancias y Perdidas reflejará la utilidad bruta obtenida en las ventas, mediante los asientos en el Diario Principal.

EL INVENTARIO DE MERCANCÍAS

De acuerdo con lo demostrado anteriormente la cuenta Compras es mixta y al final de cada periodo su saldo debe separarse en los elementos de: a) Inventario, que representa la mercancía comprada, aún en existencia y no vendida. b) Costo de la mercancía Vendida o Costo de Venta simplemente, que representa el costo de la mercancía entregada a los clientes. Esta separación podría hacerse cargando la cuenta Inventario de Mercancías por el importe de las existencias al final del periodo con abono a Compras.

El saldo de la cuenta compras revelaría así el costo de la mercancía vendida, el cual luego se cancelaría por Ganancias y Pérdidas.

En relación al inventario propiamente dicho, el término mercancías se aplicará a los bienes o cosas cuando están en poder de las empresas, siempre que éstas no la hayan adquirido para destinarlos al uso del negocio. Según esta definición las cosas o bienes cualesquiera pueden estar comprendidos o no dentro del inventario, según el destino que tengan dentro de la empresa particular a que pertenezcan, o bien por la función normal que realizan en la empresa o por la intención del propietario respecto a su uso.

Una máquina de escribir, por ejemplo, puede ser una mercancía en manos del fabricante y del distribuidor, porque ambos la destinan a la venta, pero en las empresas laborales o comerciales que no manejan la línea de máquinas de escribir, éstas son siempre un instrumento de trabajo, no clasificable como inventario de mercancías, pues no se les destina a la venta sino para ser usadas por la propia empresa.

Es claro que  en los locales del fabricante y del distribuidor, de quienes hablamos al principio, pueden existir simultáneamente unas maquinas de escribir con el carácter de mercancías- con destino a la venta- y otros como instrumentos de trabajo con destino al uso. En estos casos ambos se mostrarán por separado.