AJUSTES DE CUENTAS
Características
Uno de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados es la correcta determinación de la utilidad en un ejercicio, y en consecuencia plantea que todos los gastos ocurridos en un período determinado se deben registrar como gasto de éste, aún en el caso de no haberse cancelado, y que todos los ingresos devengados en un ejercicio se deben registrar en el mismo, aún en el caso de no haberse cobrado. Para la fecha de cierre deben actualizarse algunas cuentas con la finalidad de llevarlas a un justo y exacto valor, con el objetivo de que el Estado de Resultados y el Balance General reflejen todas las situaciones de la manera más exacta; esto se hace mediante Asientos de Ajustes.
Clasificación
Estos ajustes se pueden clasificar en:
1) Gastos causados por pagar
2) Ingresos devengados por cobrar
3) Gastos pagados por anticipado
4) Ingresos cobrados por anticipado
5) Gastos o cargos diferidos
6) Cuentas de valoración
7) Gastos acumulados
GASTOS CAUSADOS POR PAGAR. Dentro de este grupo se incluyen una serie de gastos que para la fecha de cierre se han consumido, pero no se ha cancelado, lo que quiere decir que se va a pagar a corto plazo en el ejercicio siguiente. Dentro de este grupo se tiene:
a. Alquileres
b. Sueldos y salarios
c. Intereses
d. Obligaciones acumuladas
e. Comisiones
Este tipo de ajustes presenta las siguientes características:
- El cargo por el ajuste de hace a una cuenta de gastos, en virtud de haberse causado para la fecha de cierre.
- El abono se hace a una cuenta de pasivo circulante, en razón de no haberse cancelado a la fecha de cierre.
- La cantidad de asiento de ajuste es lo gastado o causado para el final del ejercicio.
INGRESOS DEVENGADOS POR COBRAR. Dentro de este grupo se van a incluir algunos ingresos que para la fecha de cierre se han devengado, es decir se han ganado pero no se han cobrado, los cuales se van a cobrar a corto plazo. Entre estos tenemos:
- Alquileres
- Intereses
- Comisiones
Entre las características tenemos:
- El cargo se hace a una cuenta de activo circulante, por no haberse cobrado a la fecha de cierre.
- El abono se hace a la cuenta de ingreso respectivo por haberse devengado a la fecha de cierre
- La cantidad del asiento de ajuste es lo ganado hasta la fecha de cierre.
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO. Son erogaciones de dinero hechas por adelantado, por gastos que se van a causar o por servicios a percibir en el futuro. Al realizarse la operación se entra en posesión de un activo, que al ser usado se convierte en gasto. Al finalizar el ejercicio debe analizarse si todo el activo ha sido consumido en el período que termina o queda parte aun no gastada, entonces se debe proceder a realizar los asientos de ajustes necesarios, porque aunque se haya pagado algún gasto en un ejercicio, solamente se considerará como egreso la parte consumida y se llevará a una cuenta de gasto, y la parte no utilizada se incluirá en una cuenta de activo circulante.
Dentro de este grupo por lo general se tiene:
a. Seguro contra incendio
b. Alquileres
c. Intereses
d. Artículos varios
Existen dos (2) maneras de contabilizar los prepagados:
- Cargándolo a una cuenta de activo
- Cargándolo a una cuenta de gasto
INGRESOS COBRADOS POR ANTICIPADO. Se trata de cobros que se hacen por contraprestación o servicios que se prestarán en el futuro. Es decir, mientras no se preste el servicio se constituye un Pasivo y más concretamente un crédito diferido. También para este grupo existen dos formas de contabilizarlo:
- Abonándole a una cuenta de crédito diferido (Pasivo).
- Abonándole a una cuenta de ingreso.
GASTOS O CARGOS DIFERIDOS. Están conformados por gastos causados y pagados que se proceden a traspasar en forma parcial al estado de ganancias y pérdidas, a través de los diversos años en que se considera que el gasto diferido va a prestar o retribuir un beneficio a la empresa. Por medio de una cuenta de gasto (amortización), se va a ir trasladando de la cuenta de activo a medida que van transcurriendo los años.
Dentro de este grupo tenemos:
- Campaña publicitaria
- Gastos de organización
- Mejoras a propiedad arrendada
LOS GASTOS DE VALORIZACIÓN son los gastos estimados, entre los que se encuentran:
La depreciación que es la pérdida de valor que sufren algunos activos fijos, bien sea por el proceso de desgaste a que son sometidos o bien por la obsolescencia de este grupo de activos. Los principales métodos de depreciación son:
· Método de línea recta, donde se distribuye el gasto del activo fijo en el número de años de vida útil probable en partes iguales, lo que quiere decir que si el activo fijo presta todos los años el mismo servicio o utilidad se debe transferir a gastos cada año la misma cantidad. Para determinar la tasa de depreciación anual, se usa la siguiente fórmula:
Tasa de depreciación anual = _costo – valor de salvamento_
Vida útil probable
· Método de dígitos decrecientes, este método se basa en depreciar cantidades mayores en los primeros años de existencia del activo y cantidades menores en los últimos años (en forma decreciente), esto en virtud de que el activo en los primeros años necesita gastar menos en reparaciones y mantenimiento, lo que se compensa con una mayor depreciación y en los últimos años, como es lógico, necesita mas inversiòn en reparaciones y mantenimiento, lo que se compensa con una menor depreciación.
· Método de horas màquina, este sirve exclusivamente para depreciar ciertos medios de producción, como es el caso de una máquina en una empresa de carácter industrial. En este caso se estima el número total de horas que puede trabajar la màquina en su vida útil. Para determinar la depreciación por este mètodo se utiliza la siguiente fòrmula:
Factor de depreciación = __Costo – valor de salvamento
Horas máquina estimada
Para obtener la depreciación anual, este factor se multiplicará por el número de horas que realmente trabajó la máquina en el año.
· Mètodo de unidades de producción, es similar al anterior con la variante de que el factor de depreciación se estima en base al número de unidades que probablemente la máquina va a producir en su vida útil.
Fòrmula:
Factor de depreciación = __Costo – valor de salvamento__
No. de unidades estimadas a producir
Para obtener la depreciación anual se multiplica el factor por el número de unidades producidas en el año.
· Mètodo de porcentaje fijo sobre saldos variables, en este método se determina la depreciación anual en base a un porcentaje fijo, el cual se aplica al valor según libros del Activo, es decir a la diferencia del costo del activo menos el total de la depreciación acumulada.
Este método tiene actualmente muy poca utilidad considerando que el activo nunca se termina de depreciar, por cuanto siempre quedarà un saldo del activo, por muchos años que éste se deprecie.
De todos los métodos analizados anteriormente, el que más se usa es el de Línea Recta, por lo sencillo de su aplicación, no obstante en cada situación concreta se debe analizar cuál es el método más adecuado para depreciar un determinado activo fijo.
Desembolsos a los activos fijos
En los activos fijos a través de toda su existencia, es necesario incurrir en desembolsos de variadas índoles, algunos son considerados como desembolsos no capitalizables o gastos ordinarios y otros como desembolsos capitalizables.
Los desembolsos no capitalizables son aquellos desembolsos de poca cuantía hechos a los activos fijos y que solamente van a afectar en el ejercicio en que se causan.
Los desembolsos capitalizables son aquellos que no disminuyen el capital de una empresa, o sea que sirven para adicionarle algo a un activo para aumentar su eficiencia o rendimiento o para aumentar la vida útil del activo, estos se registran por cargos a la cuenta de activo fijo o a las depreciaciones acumuladas correspondientes. Entre estas tenemos:
1. Adiciones, que son los desembolsos que va a agregar algo nuevo al activo fijo, es decir, va a aumentar el volumen físico del bien.
2. Mejoras, en este caso de trata de aumentar la eficiencia del activo, es decir, cambiar o sustituir una parte del activo por otro de una calidad superior.
3. Reparaciones extraordinarias, son erogaciones para reparaciones de carácter extraordinario, cuya finalidad es alargar la vida útil del activo.
La amortización es aplicable a los activos fijos intangibles para trasladar a gasto el activo en partes proporcionales. Los activos fijos que tienen vida limitada son los que se amortizan, lo que se hace con la finalidad de distribuir su valor en el tiempo de vida útil.
Se entiende por activos fijos intangibles aquellos bienes de carácter inmaterial, lo que quiere decir que no tienen presencia física y que representan derechos, ventajas o privilegios para la empresa, pueden ser desde el punto de vista legal o económico.
El agotamiento, está determinado por la explotación de los recursos naturales que representan algunos activos fijos tangibles, plantea que el costo del activo se debe ir imputando al costo del material explotado a medida que esta explotación se vaya realizando.
Asientos de cierre
Los asientos de cierre son los registros contables de las cuentas de egresos, que son deudoras, por el haber y las de ingreso que son acreedoras, por el debe, con el fin de cancelarlas y su diferencia traspasarla a la cuenta capital.