EL EFECTIVO


Definición y generalidades

El efectivo se compone de la moneda de curso legal, depósitos en cuentas corrientes en los bancos, cheques y cualquier otro documento de crédito pagadero a la presentación que los bancos aceptan depositar en cuentas corrientes como si fuera dinero, esto es: cheques de gerencia, giros bancarios, cheques de viajeros, entre otros. Aparte de lo antes enumerado nada más se acepta como efectivo en las clasificaciones contabilísticas, ni las estampillas de correo, ni los bonos y documentos ya vencidos que estén al cobro, aunque éste no se haya realizado por voluntad de la empresa; ni los recibos de anticipo hechos a funcionarios o empleados que estuvieran pendientes, aunque éstos se hubieran concedido para realizar pagos por cuenta de la empresa.

El efectivo, desde el punto de vista de la empresa privada, es el resultado de las operaciones de venta de mercancías o prestación de servicios al contado, y dé los cobros, cuando aquéllas se hubiesen efectuado á crédito. El efectivo se incrementa a medida que la empresa efectúa las operaciones necesarias a su funcionamiento, como por ejemplo: al hacer depósitos en cuentas corrientes, de donde se obtiene el pago de intereses por parte de los bancos, o bien cuando hace inversiones temporales, como pudieran ser la compra de acciones para la reventa y la colocación de depósitos a plazo fijo en bancos, con el objeto de percibir un interés. 

Aunque las transacciones citadas en último término inversiones constituyen fuente de efectivo, deben clasificarse al prepararse el estado de resultados, como otros ingresos, o ingresos financieros, por cuanto no provienen de operaciones normales del negocio. 

CONTROL DEL EFECTIVO

Por medio del envío diario al Banco del total de las entradas del efectivo, se hace más sencilla la confrontación de los depósitos que figuran en el estado de cuentas de aquél con los libros y registros que al efecto lleve la empresa, con la cual se facilita el descubrimiento de errores o de fraude. Así mismo, cada cheque expedido deberá registrarse aunque haya sido anulado. Los cheques deberán estar numerados por series, los números y todos ellos deben tomarse en consideración al hacer la conciliación de la cuenta del Banco.

Entre las cuentas del efectivo tenemos:

· La caja chica

· Caja

· Banco

La caja chica

Una sana política de control interno establece que todos los pagos de la empresa deben hacerse mediante cheques, pero se presenta la circunstancia que la empresa tiene que incurrir en una serie de pagos pequeños, lo cual sería problemático cancelarlo con cheque. Por esto se debe tener algún efectivo dentro de la empresa, que permita cumplir con estas obligaciones, por ello se crea un fondo fijo que vamos a conocer como fondo de caja chica (que representa un activo circulante).

 

MANEJO DE LA CAJA CHICA

Si bien lo ideal seria hacer todos los pagos mediante cheques con el fin de evitar la manipulación del efectivo, establecer un mayor grado de control en los desembolsos y propiciar una simplificación de las-operaciones, en todas las empresas es inevitable hacer pagos en moneda de curso legal, por ejemplo, las estampillas de correo y los efectos, de escritorio es difícil adquirirlos sin dinero; por lo cual deberá crearse una Caja Chica o fondo fijo de caja para llenar estas necesidades, según el siguiente procedimiento; dos los desembolsos se efectúan mediante cheques, estableciendo un fondo fijo de caja chica para pagos menores en efectivo.

1) Creación de la Caja Chica. Se extiende un cheque a la orden del encargado de la Caja Chica para que éste lo haga efectivo.

2) Realización de los pagos. A medida que se van realizando los pagos se retienen los-recibos y demás comprobantes hasta llegar a determinada cantidad (siempre procurando que el fondo no se agote) la cual se pedirá rembolsar, mediante una relación de los comprobantes correspondientes a los pagos efectuados, previa autorización de un funcionario calificado.

3) Reembolso de los pagos. Se extiende un cheque a nombre del cajero, por el importe exacto de los desembolsos realizados, con la cual la Caja Chica torna a su primitivo estado.

Al registrar el cheque se cargan las cuentas afectadas por sus partidas correspondientes y se abona al banco la suma de las mismas.

La caja chica debe ser reembolsada una o dos veces al mes, según sean las necesidades de la empresa. El cheque antes aludido puede cobrarse en el banco y en algunos casos cubrirse con las entradas diarias de efectivo; de hacerse en esta última forma, el cheque, aunque girado por la propia empresa, deberá depositarse en el banco en lugar del efectivo de manera que el importe total de las entradas de caja figure como deposito en el banco. 

La cuenta caja

Cuando la empresa no cuenta con oficinas bancarias que le sean accesibles tiene necesidad de pagar muchos de sus adeudos en dinero, motivo por el cual le resulta indispensable tener un departamento de caja o una caja general. Esto ocurre generalmente en el caso de industrias localizadas fuera de los centros mercantiles; en tal caso, cabría la utilización de un Diario de Caja como el explicado anteriormente, o en su defecto, diarios separados tanto para los cobros como para los pagos; ahora bien, de mediar circunstancias iguales o similares a la citada, el procedimiento más aconsejable es aquel en que los ingresos obtenidos por la empresa se depositan intactos en el banco al término de cada día y todos los desembolsos se efectúan mediante cheques, estableciendo un fondo fijo de caja chica para pagos menores en efectivo.

Debe tenerse presente que aunque el registro destinado a los ingresos se menciona como "entradas de caja" el procedimiento que se está explicando exige debitar de una vez la cuenta del banco, es decir, que la empresa no llevará cuenta de caja, pues como antes se dijo, los ingresos se depositan en su totalidad al término de cada día en el banco. Por otra parte, el registro destinado a los pagos por cheques se designará como diario auxiliar de salida de caja aunque evidentemente los pagos se hacen por banco.

La cuenta bancaria

La utilización de la cuenta bancaria tiene como objeto fundamental:

- Evitar las irregularidades en el pago de los adeudos, ya que toda erogación es previamente fiscalizada por funcionarios calificados.

- Poner en sitio seguro los fondos de la empresa.

- Eliminar las diferencias a las cuales se presta la excesiva manipulación del dinero.

OPERACIONES DE LA CUENTA BANCARIA

Como ya se dijo, los Bancos son instituciones que comercian con el crédito y prestan determinados servicios como intermediarios en operaciones mercantiles y de particulares que requieren cobros y pagos de dinero, tales funciones son posibles debido a la sólida confianza ganada por estas instituciones en el ánimo del publico y por la estrecha fiscalización a que las somete el estado, la cual se realiza en Venezuela a través de la Superintendencia de Bancos.

En general, los bancos reciben depósitos en dinero de personas y entidades, pagando a éstas por el uso que puedan hacer de èl, un interés bajo, y lo prestan, protegiéndose con una garantía adecuada, a las personas y entidades que lo necesiten, obteniendo por este servicio un interés nominal. Además de este servicio los bancos facilitan las operaciones comerciales fungiendo como agentes de cobros, emitiendo cheques de viajeros y cartas de crédito y permitiendo, finalmente, la apertura de cuentas corrientes para depósito en dinero, sujeto a extracciones mediante cheques.

CONCILIACIÓN DE LA CUENTA BANCARIA

 

Los bancos envían a sus depositantes al término de cada mes un estado de cuenta en el cual hacen constar:

o El saldo anterior de la cuenta.

o Los abonos por depósito y cobros por su cuenta

o Los cargos por cheques pagados y notas de débito, y

o  El saldo que a favor del depositante aparece en los libros del banco.

Como el depositante contabiliza su cuenta de banco considerando sus propias operaciones, cargándola cuando deposita y abonándola cuando emite cheques, casi siempre hay cheques, cuyo pago no ha efectuado el banco y es frecuente que los depósitos hechos en el último día del mes no se registren en el estado de cuenta enviado por el banco; motivo por el cual los saldos del depositante y del banco no coinciden. En consecuencia, surge la necesidad de conocer qué ocasiona la diferencia entre ellos. Esto coincide con lo que técnicamente se conoce por una conciliación de cuentas, operación que consiste en preparar un estado que explique a que partidas se debe la discrepancia entre los saldos.

Las partidas a conciliar, incluyendo los más comunes cheques y depósitos en tránsito son las siguientes:

a. Partidas que no aparecen en los libros del banco, pero si en los de la empresa, tales como:

- Cheques librados por la empresa que no han sido pagados por el banco.

- Depósitos hechos por la empresa que el banco registra el mes siguiente.

- Documentos entregados al banco cargados en calidad de depósito, pero que aquél los consideró como gestión de cobro, no abonándolos hasta hacerlos efectivo.

b. Partidas que no aparecen en los libros de la empresa, pero si en los del Banco.

- Cargos por gastos de cobranzas o comisiones.

- Cargos por cheques devueltos.

- Abonos por intereses devengados en cuentas corrientes o fondos especiales.

- Abonos por documentos cuyo cobro hubiere efectuado el banco y la empresa los tuviera en gestión de cobro.

PROCEDIMIENTO PARA FORMULAR LA CONCILIACIÓN

Para realizar la conciliación se sigue un procedimiento sencillísimo, consiste en confrontar las anotaciones que aparecen en el estado del banco con las que se han hecho en los libros de la empresa, marcándose las que estén de acuerdo en ambos libros con un signo cualquiera (por ejemplo una tilde). Después de terminar la confrontación todas las partidas que han sido anotadas en las dos contabilidades aparecerán marcadas; las no marcadas representarán partidas que están anotadas en los libros de una de las partes, pero no en los de la otra.

Por tanto, es evidente que la diferencia entre los saldos se deberá exclusivamente a esa partida. Después de localizar las partidas que intervienen en la diferencia es necesario preparar el estado de conciliación como se explica de seguida.

CONCILIACIÓN DE SALDOS ENCONTRADOS

Constituye la forma más sencilla de conciliación. Se realiza partiendo del saldo del banco para llegar al saldo de los libros de la empresa, así:

1. Se aumenta el saldo del banco con:

§ Las partidas que el depositante ha cargado y el banco no ha abonado (depósitos en tránsito).

§  Las partidas que el banco ha cargado y la empresa no ha abonado (gastos por cobranzas).

2. Se le rebajan al resultado obtenido:

§ Las partidas que la empresa ha abonado y el banco no ha cargado (cheques en transito).

§ Las partidas que el banco ha abonado y la empresa no ha cargado (intereses).

 

CONCILIACIÓN DE SALDOS CORRECTOS

La necesidad de hacer dos conciliaciones, una preliminar y luego otra que reflejara la verdadera situación en los libros, ha hecho evolucionar la conciliación hacia una fórmula que tiene la ventaja de exponer el saldo de la cuenta del banco en los libros de la empresa, tal, como debe quedar después de la eliminación de partidas que por su índole deben ser contabilizadas. Bajo esta forma se hacen dos operaciones separadas, una para modificar el saldo del estado de cuenta del banco a fin de que demuestre su verdadera situación tan pronto como la empresa tome nota de las operaciones pendientes en la fecha de la conciliación, y otra para modificar el saldo de los libros de la empresa después de llevar a ellos las operaciones no anotadas todavía, debido a no estar informada; veámoslo utilizando las mismas cifras del ejemplo de conciliación anterior, mediante la siguiente regla práctica: 

1) El saldo de la empresa debe modificarse:

§ Añadiéndole los abonos del banco que la empresa no ha cargado, (cobranzas e intereses)

§ Deduciéndole los cargos del banco que la empresa no ha abonado, (gastos de cobranzas y otros)

2) El saldo del banco debe modificarse:

§ Añadiéndole los cargos de la empresa que el banco no ha abonado, (depósitos en tránsito)

§ Deduciéndole los abonos de la empresa que el banco no ha cargado, (cheques en tránsito).

Última modificación: domingo, 4 de julio de 2010, 18:46