Formación de Auditores Internos ISO 9001:2008

Definición del Equipo Auditor: Definir alcances y objetivos

Definir cuántos auditores participarán, quiénes serán y seleccionar al líder que coordinará el proceso. Las competencias del equipo auditor son detalladas en la página siguiente, mediante un extracto de la Norma 19011.

Definición ISO 9000:2000

Equipo auditor: Uno o más auditores que conducen una auditoría.

NOTAS:

• Uno de los auditores del equipo es señalado comúnmente como el líder.
• El equipo auditor puede incluir auditores en entrenamiento y cuando se requiere, expertos técnicos.
• El equipo auditor puede ser acompañado de observadores, los cuales no participan en la auditoría.

Experto técnico: Persona que proporciona conocimiento específico o experiencia sobre el tema que será auditado.

NOTAS:

Conocimiento específico o experiencia incluye la organización, los procesos o la actividad que será auditada, así como traducción o guía sobre la cultura local. Un experto técnico no participa como auditor en el equipo auditor.

DEFINIR EL OBJETIVO

¿Por qué se requiere la auditoria?

DETERMINAR CONFORMIDAD
DETERMINAR FUNCIONAMIENTO
DETERMINAR EFECTIVIDAD
PROVEER OPORTUNIDAD DE MEJORA
ASEGURAR CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES O REGULATORIOS

DEFINIR EL ALCANCE:

Lugares o sitios
Áreas
Procesos
Criterios - requisitos
Período de tiempo

INVESTIGAR, SEGÚN EL ALCANCE:
 

¿Qué hacen en el área?
¿Cuán grande es?
¿Qué procesos opera?
Complejidad de las operaciones.

Extracto  de la Norma ISO 19011

7. COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

7.1 GENERALIDADES

La confiabilidad y la confianza en el proceso de auditoría dependen de la competencia del personal que lleva a cabo la auditoría.  Esta competencia se basa en la demostración de:

• Tener los atributos personales indicados en el apartado 7.3; y
• Demostrar la capacidad para aplicar los conocimientos y habilidades indicadas en el apartado 7.2, adquiridos mediante la educación, la experiencia laboral, la formación como auditor y la experiencia en auditorías descritas en el apartado 7.4, y que son necesarias para llevar a cabo auditorías.

El concepto de competencia se ilustra en la Figura.  Algunos de los conocimientos y habilidades son comunes para los auditores de sistemas de gestión de la calidad y ambiental y algunos son específicos para los auditores de cada una de las disciplinas.

7.2 ATRIBUTOS PERSONALES

Los auditores deben poseer atributos personales que le permiten actuar de acuerdo con los principios de la auditoría descritos en el capítulo 4 y que contribuyen al rendimiento exitoso del auditor.

Un auditor debe ser:

a) ético - imparcial, sincero, honesto y discreto;
b) de actitud abierta - dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos;
c) diplomático - de mucho tacto en las relaciones con la gente;
d) observador - constante y activamente consciente de los entornos físicos y las actividades;
e) perspicaz - instintivamente consciente y capaz de entender y adaptarse a las situaciones;
f) versátil - capaz de adaptarse a diferentes situaciones;
g) tenaz - persistente, orientado hacia el logro de los objetivos;
h) decidido - alcanza conclusiones oportunas basadas en el razonamiento lógico y el análisis;
i)  seguro de sí mismo - actúa y funciona independientemente a la vez que se relaciona eficazmente con otros.

Este apartado describe también un proceso para evaluar auditores y jefes del equipo auditor así como para el desarrollo profesional continuo y el mantenimiento de la competencia. El proceso de evaluación engloba cuatro pasos fundamentales. Estos son:

a) identificar los tipos y niveles de conocimientos y habilidades para cumplir las necesidades del programa de auditoría (7.6.3);
b) establecer indicadores de formación académica, experiencia laboral, formación del auditor y experiencia en auditorías (7.6.4);
c) seleccionar el método de evaluación apropiado (7.6.5);
d) completar la evaluación mediante la comparación de los resultados con los indicadores identificados (7.6.6).

7.3 CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

7.3.1 Conocimientos y habilidades genéricas de los auditores de sistemas de gestión de la calidad y sistema de gestión ambiental

Los auditores de sistemas de gestión de la calidad y ambientales deberán tener conocimientos y habilidades en las siguientes áreas:

a) principios, procedimientos y técnicas de auditoría - para permitir al auditor la selección y aplicar aquellos que sean apropiados a las diferentes auditorías y para asegurarse de que las auditorías se llevan a cabo de manera coherente y sistemática.  Un auditor debe sr capaz de:

• aplicar principios, procedimientos y técnicas de auditoría;
• planificar y organizar el trabajo eficazmente;
• llevar a cabo la auditoría de manera oportuna;
• establecer prioridades y centrarse en asuntos de importancia;
• recopilar información a través de entrevistas eficaces, escuchando, observando y revisando documentos, incluyendo registros y datos;
  verificar la exactitud de la información recopilada;
• confirmar que la evidencia de la auditoría es suficiente en cantidad y apropiada para sustentar los hallazgos y conclusiones de la auditoría;
• evaluar aquellos factores que puedan afectar a la fiabilidad de los hallazgos y conclusiones de la auditoría;
• entender lo apropiado y las consecuencias del uso de técnicas de muestreo para la auditoría;
• registrar las actividades de la auditoría mediante el uso de los documentos de trabajo;
• preparar los informes de la auditoría que sean claros y concisos;
  mantener la confidencialidad y la seguridad de la información;
• comunicar eficazmente, a través de habilidades lingüísticas personales o con el apoyo de un intérprete competente.

b) documentos de referencia y del sistema de gestión - para permitir al auditor entender el alcance de la auditoría y aplicar los criterios de auditoría.  Los conocimientos y habilidades en esta área deben contemplar:

• la aplicación de sistemas de gestión a diferentes organizaciones;
• la interacción entre los componentes del sistema de gestión;
• las normas de sistemas de gestión de la calidad o ambiental, los procedimientos u otros documentos del sistema de gestión utilizados como criterios de auditoría;
• reconocer las diferencias y el orden de prioridad entre los documentos de referencia;
• la aplicación de los documentos de referencia a las diferentes situaciones de auditorías;
• los sistemas de información y tecnología para la gestión, autorización, seguridad, distribución y control de documentos, datos y registros.

c) situaciones de la organización - para permitir al auditor entender el contexto de las operaciones de la organización.  Los conocimientos y habilidades en esta área deben contemplar:

• el tamaño, estructura, funciones y relaciones de la organización;
• los procesos generales de negocio y terminología relacionada;
• las costumbres sociales y culturales del auditado.

d) legislación aplicable, reglamentos y otros requisitos relevantes a la disciplina - para permitir al auditor trabajar con ellos y ser consciente de los requisitos aplicables a la organización que se está auditando.  Los conocimientos y habilidades en esta área deben contemplar:

• los contratos y acuerdos;
• los tratados y convenciones internacionales;
• los códigos, leyes y reglamentos locales, regionales y nacionales.
• otros requisitos a los que se suscriba la organización;

7.3.2 Conocimientos y habilidades genéricas de los auditores jefe

Los auditores jefe deben tener conocimientos y habilidades adicionales en el liderazgo de la auditoría para permitir al equipo auditor llevar a cabo la auditoría de manera eficiente y eficaz.  Los conocimientos y habilidades en esta área deben contemplar:

• planificar la auditoría y hacer un uso eficaz de los recursos durante la auditoría;
• representar al equipo auditor en las comunicaciones con el cliente y el auditado;
• organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor;
• proporcionar dirección y orientación a los auditores en formación;
• conducir al equipo auditor para alcanzar conclusiones de la auditoría;
  prevenir y resolver conflictos;
• preparar y completar el informe de auditoría.

7.3.3 Conocimientos y habilidades específicas de los auditores de sistemas de gestión de la calidad

Los auditores de sistemas de gestión de la calidad deben tener conocimientos y habilidades en las siguientes áreas:

a) métodos y técnicas relativas a la calidad - para permitir al auditor examinar los sistemas de gestión de la calidad y generar hallazgos y conclusiones de la auditoría apropiadas.  Los conocimientos y habilidades en esta área deben contemplar:

• terminología de la calidad;
• principios de gestión de la calidad y su aplicación;
• herramientas de gestión de la calidad y su aplicación (por ejemplo: control estadístico del proceso, análisis de modo efecto y falla, etc.).

b) productos, incluyendo servicios y procesos operativos - para permitir al auditor comprender el contexto tecnológico en el cual se está llevando a cabo la auditoría.  Los conocimientos y habilidades en esta área deben contemplar:

• terminología específica del sector;
• características técnicas de los procesos y productos, incluyendo servicios;
• procesos y prácticas específicas del sector.