LA DOCUMENTACIÓN APLICABLE
Al revisar la documentación aplicable, podemos.......
- Comprender los procesos y las interacciones.
- Identificar el propósito de cada proceso.
- Identificar las entradas.
- Identificar las salidas independientes.
- Establecer el flujo o secuencia de actividades.
- Identificar los recursos usados.
- Identificar qué controles están implementados (procedimientos, instrucciones, especificaciones, etc.).
- Identificar los procedimientos planeados de monitoreo que son necesarios para mantener el control.
Elaborar Listas de Verificación
USO DE LA LISTA DE VERIFICACIÓN:
- Ayuda de memoria
- Asegura que se cubran todos los temas y puntos
- Asegura profundidad y continuidad de la auditoría
- Ayuda a administrar el tiempo
- Organiza la toma de notas
- Ayuda a la preparación del informe
EJEMPLO DE LISTADO NO EXHAUSTIVO DE COMPROBACIONES
Verificar 1 o varios ejemplos para cada comprobación. Si se detecta que puede haber algún incumplimiento, investigar más ejemplos, 4 o 5):
Que todos los registros se realizan siguiendo el formato descrito en los Procedimientos.
Que todos los procedimientos que aplican a cada dpto. (según las casillas con X en Lista de Distribución de la Lista de Documentos Vigentes).
Que únicamente se compra a los proveedores de la Lista de Proveedores, que todos los proveedores han sido evaluados con la Ficha de Evaluación de Proveedor.
Que todos los proveedores con evaluación por “Certificado de Calidad” se dispone de copia del certificado, o que se ha solicitado al mismo la copia del certificado.
Que todos los campos de los formatos se registran adecuadamente, en particular los que describen códigos o referencias a otros documentos.
En el departamento Comercial: seguir varias ventas desde el inicio hasta la entrega final del producto.
En cada pedido del programa de pedidos debe verificarse que se registró el presupuesto de dicho pedido.
En cada factura se hace referencia al pedido interno.
Que se han respetado en facturación los precios pactados mediante presupuesto, las tarifas pactadas para el cliente o los precios del catálogo si no hay pactos o presupuestos.
Que los Expedientes de Personal están actualizados con los Cursos internos realizados.
Que los Cursos impartidos han sido evaluados por el formador, registrando el resultado para cada persona (APTO / NO APTO) y que se registra el método de evaluación.
Si se han realizado cambios en la documentación del Sistema de Calidad (procedimientos) comprobar que la Lista de Documentos Vigentes está actualizada.
Si se han incorporado o diseñado nuevos formatos o plantillas al Sistema de Gestión de Calidad, comprobar que se han incluido en algún procedimiento o al menos que se han incluido en la Lista de Documentos Vigentes, poniendo s/c (sin código) y quien revisa, archiva y redacta ese registro, y en fecha a partir de cuando se utiliza.
Que los Perfiles de Puestos de Trabajo están actualizados si se han realizado cambios en los mismos (es decir, que si ahora se piden más requisitos de formación y experiencia para desempeñar el puesto de trabajo, se han incluido al perfil).
Que los Expedientes de Personal de cada persona cumplen con los requisitos de Perfil de Puestos de los cargos que desempeñan actualmente. Ejemplo: si para ser Auditor Interno hace falta Curso de Auditorías Internas, en el Expediente Personal de los Auditores Internos deberá venir reflejada la realización de dicho curso y debería además, adjuntarse una copia del diploma del curso.
Que se ha realizado el Plan de Calidad para el año siguiente.
Que se han auditado todos los Departamentos y existe el correspondiente Informe de Auditoría.
Que se ha realizado la revisión por la Dirección y que incluye todos los puntos descritos en el Plan de Revisión por la Dirección.
Que se han emitido las encuestas de Satisfacción del cliente y que se han analizado los resultados de las respuestas.
Que se han registrado en Registro de Acciones Formativas los cursos realizados interna o externamente.
Que se dispone de las Fichas de Datos de Seguridad de los productos utlizados (si corresponde).
Que la Política de Calidad sigue siendo válida para la organización y etá en lugares visibles para la empresa.
Que todas las Hojas de Ruta tienen una Hoja de Verificación, y que en dicha Hoja de Verificación se apunta la Hoja de ruta relacionada.
Que las Facturas tienen el mismo importe que los Presupuestos Cerrados.
Que todos los Partes de Intervención de Instalaciones reflejan la firma de aceptación del cliente.
Que las Fichas de Mantenimiento de los equipos del Plan de Mantenimiento de Equipos de Fabricación reflejan todas las actividades de mantenimiento que se describen en el Plan y con la periodicidad establecida. Es decir, si el plan dice cambio de aceite mensual, la Ficha tiene que registrar un cambio de aceite por mes.
Que todos los Equipos de Inspección del Inventario de Equipos de Inspección tienen su correspondiente Ficha de Equipo de Inspección.
Que se han realizado las calibraciones o verificaciones descritas en el Inventario de Equipos de Inspección, es decir, que no se ha superado la fecha “próxima” sin que exista al correspondiente Informe de Calibración por Laboratorio Externo o el formulario de Verificación Interna si se calibra internamente.
Que existe el correspondiente Plan de Auditorías Internas del año.
Que los Informes de No Conformidad han sido cumplimentados adecuadamente registrando el problema, el departamento, la causa, el tipo de no conformidad y la solución dada.
Que los Informes de Acción Correctiva-Preventiva han sido cumplimentados adecuadamente registrando la medida tomada para evitar las no conformidades.
Que se han realizado Acciones Correctivas para las No Conformidades repetitivas que son homogéneas o del mismo tipo.
Elaborar una AGENDA de auditoria
La agenda nos servirá para comunicar el Objetivo de la auditoria y la documentación de referencia. Por otra parte, indicará: Fecha, Hora de inicio y hora de término de la auditoria, así como las áreas y procedimientos a ser auditados, nombre de los auditados e identificación del Auditor interno.
Ejemplo de Agenda de Auditoria
Nota: Notificar al auditado, por lo menos, con una semana de anticipación.